Khi doanh nghiệp Việt Nam trả tiền cho bên nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam để dùng phần mềm, khoản trả đó thuộc phạm vi thuế nhà thầu gồm hai phần. Phần GTGT: sản phẩm phần mềm, dịch vụ phần mềm và chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ thuộc nhóm không chịu thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, nên phần này thường không phải khấu trừ nếu đúng bản chất. Phần TNDN: tiền trả cho quyền sử dụng phần mềm được xếp vào nhóm tiền bản quyền, tỷ lệ cao hơn nhóm dịch vụ; còn tiền cho dịch vụ đi kèm (lưu trữ, hỗ trợ, triển khai) đi theo tỷ lệ của nhóm dịch vụ.
Tỷ lệ cụ thể của từng nhóm tra ở hướng dẫn thuế nhà thầu hiện hành (lâu nay trong Thông tư 80/2021/TT-BTC và văn bản sửa đổi, thay thế); bài này ký hiệu tỷ lệ TNDN nhóm bản quyền là r%, nhóm dịch vụ là d%, tỷ lệ GTGT nhóm dịch vụ chịu thuế là v%. Riêng trường hợp nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký và tự khai nộp thuế tại Việt Nam qua cổng dành cho nhà cung cấp nước ngoài thì doanh nghiệp trả tiền thường không phải khấu trừ nữa.
Một hợp đồng, bốn loại khoản trả
| Khoản trong hợp đồng | Phần GTGT thường gặp | Phần TNDN thường gặp |
|---|---|---|
| Phí quyền sử dụng phần mềm (giấy phép theo người dùng, theo năm) | Không chịu thuế | Bản quyền, r% |
| Lưu trữ dữ liệu, hạ tầng đám mây đi kèm | Cần xem có phải dịch vụ phần mềm hay dịch vụ khác | Dịch vụ, d% |
| Hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì từ xa | Thường gắn với dịch vụ phần mềm | Dịch vụ, d% |
| Triển khai, đào tạo tại Việt Nam | Dịch vụ, cần xem nhóm | Dịch vụ, d% |
Ranh giới “dịch vụ phần mềm” trong thuế GTGT không rộng tới mức mọi thứ có chữ phần mềm đều không chịu thuế. Dịch vụ cho thuê hạ tầng, lưu trữ thuần tuý, quảng cáo trên nền tảng số là những khoản hay bị xếp nhầm vào nhóm không chịu thuế. Với từng khoản, đọc mô tả dịch vụ trong hợp đồng và đối chiếu danh mục trong luật, nghị định hướng dẫn.
Hai cách hiểu trên cùng một hợp đồng: ví dụ số
Giả sử một doanh nghiệp ký hợp đồng một năm với nhà cung cấp nước ngoài, tổng giá trị quy đổi 2,5 tỷ đồng (giá chưa gồm thuế nhà thầu, doanh nghiệp Việt Nam nộp thay), gồm: phí sử dụng phần mềm 1,5 tỷ, lưu trữ đám mây 0,6 tỷ, triển khai và đào tạo tại Việt Nam 0,4 tỷ. Giả định nhà cung cấp chưa đăng ký thuế tại Việt Nam.
| Khoản | Cách 1: coi toàn bộ là bản quyền phần mềm | Cách 2: tách theo bản chất |
|---|---|---|
| Phí sử dụng 1,5 tỷ | GTGT: không; TNDN: r% | GTGT: không; TNDN: r% |
| Lưu trữ 0,6 tỷ | GTGT: không; TNDN: r% | GTGT: theo nhóm của dịch vụ; TNDN: d% |
| Triển khai 0,4 tỷ | GTGT: không; TNDN: r% | GTGT: v% nếu chịu thuế; TNDN: d% |
Cách 1 có vẻ “an toàn” vì r% cao hơn d%, nhưng thực ra sai hai chiều: nộp thừa TNDN trên 1 tỷ dịch vụ, và có thể thiếu GTGT trên phần dịch vụ chịu thuế. Với doanh nghiệp khai theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT nộp thay nhà thầu có chứng từ nộp tiền thì được khấu trừ như thuế đầu vào, nên khai thiếu GTGT không làm doanh nghiệp “lời” gì mà chỉ phát sinh tiền chậm nộp khi bị phát hiện.
Nếu giá hợp đồng là giá bên nước ngoài nhận ròng (đã trừ thuế), doanh thu tính thuế phải quy đổi ngược, xem thêm bài quy đổi doanh thu tính thuế nhà thầu theo giá gồm hay chưa gồm thuế. Phần GTGT đầu vào từ khoản nộp thay có thể thử ở máy tính thuế GTGT tại thuesuat.com/may-tinh/thue-gtgt.
Nhà cung cấp nước ngoài đã tự đăng ký thuế
Nhiều nhà cung cấp phần mềm, dịch vụ số lớn đã đăng ký thuế qua cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài và tự khai, nộp thuế cho doanh thu từ Việt Nam. Khi đó, theo hướng dẫn lâu nay, tổ chức ở Việt Nam trả tiền cho họ không khấu trừ thuế nhà thầu nữa, để tránh nộp hai lần.
- Kiểm tra nhà cung cấp có trong danh sách đã đăng ký, có mã số thuế cấp cho nhà cung cấp nước ngoài hay không, và lưu bản tra cứu vào hồ sơ thanh toán.
- Kiểm tra pháp nhân ký hợp đồng với mình có đúng là pháp nhân đã đăng ký không — nhiều tập đoàn ký qua một công ty con ở nước thứ ba.
- Lưu hoá đơn, chứng từ bên nước ngoài phát hành cho khoản thanh toán.
Nếu bên ký hợp đồng không phải pháp nhân đã đăng ký, doanh nghiệp Việt Nam vẫn thuộc diện khấu trừ. Đây là chỗ hay sơ hở nhất khi mua phần mềm qua đại lý bán lại ở nước ngoài.
Mua qua đại lý trong nước và mua phần mềm đóng gói
- Mua qua đại lý là doanh nghiệp Việt Nam: đại lý xuất hoá đơn cho người mua; nghĩa vụ thuế nhà thầu (nếu có) nằm ở khâu đại lý trả tiền cho bên nước ngoài, không phải ở người mua cuối.
- Mua phần mềm đóng gói kèm thiết bị, nhập khẩu qua hải quan: phần hàng hoá theo thủ tục nhập khẩu; phần giấy phép sử dụng tách riêng thì xem như trên.
- Thẻ tín dụng doanh nghiệp trả trực tiếp trên trang của nhà cung cấp: vẫn là khoản trả cho bên nước ngoài, không vì trả bằng thẻ mà hết nghĩa vụ khấu trừ.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của bên mua
Tiền phần mềm trả cho bên nước ngoài là chi phí được trừ khi có hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, và chứng từ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế nhà thầu (hoặc chứng minh bên nước ngoài đã tự đăng ký). Phần thuế nhà thầu doanh nghiệp chịu thay theo hợp đồng giá ròng cũng là một phần chi phí mua phần mềm.
Giấy phép nhiều năm trả một lần thường được phân bổ theo thời gian sử dụng, không đưa hết vào chi phí năm trả tiền. Muốn xem ảnh hưởng của cách phân bổ tới thuế TNDN phải nộp, có thể thử ở máy tính thuế TNDN tại thuesuat.com/may-tinh/thue-tndn.
Thanh toán bằng ngoại tệ: thời điểm và tỷ giá
Hợp đồng phần mềm với bên nước ngoài thường tính bằng ngoại tệ, thanh toán theo quý hoặc theo năm. Ba điểm kế toán hay hỏi:
- Thời điểm khấu trừ: nghĩa vụ phát sinh theo lần thanh toán cho bên nước ngoài; khai theo quy định về kỳ khai thuế nhà thầu hiện hành.
- Tỷ giá quy đổi: doanh thu tính thuế bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại thời điểm xác định nghĩa vụ; lưu lại tỷ giá đã dùng và nguồn tỷ giá.
- Phí ngân hàng: phí chuyển tiền do bên nào chịu cần ghi trong hợp đồng; nếu bên nước ngoài nhận ròng sau phí thì cần xem có làm đổi doanh thu tính thuế không.
Thanh toán trước cho cả năm rồi giữa chừng đổi gói, nâng số người dùng, bên nước ngoài phát hành chứng từ điều chỉnh: mỗi khoản thanh toán bổ sung hoặc được hoàn là một lần điều chỉnh nghĩa vụ. Giữ bảng theo dõi từng lần thanh toán kèm tờ khai tương ứng giúp đối chiếu cuối năm nhanh hơn.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của cơ quan thuế: tra danh sách nhà cung cấp đã đăng ký.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tờ khai thuế nhà thầu đã nộp theo từng lần thanh toán, chứng từ nộp tiền.
- Văn bản đang hiệu lực: Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 cho danh mục không chịu thuế; hướng dẫn thuế nhà thầu hiện hành cho tỷ lệ r%, d%, v%.
- Hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa Việt Nam và nước của nhà cung cấp, nếu muốn xét giảm phần TNDN theo hiệp định — việc này có thủ tục riêng.
Câu hỏi thường gặp
Phí gia hạn phần mềm hằng năm có phải khấu trừ lại mỗi năm không?
Có, mỗi lần thanh toán là một lần phát sinh nghĩa vụ, trừ khi nhà cung cấp đã đăng ký tự nộp thuế tại Việt Nam. Tỷ lệ áp theo bản chất khoản phí gia hạn.
Mua phần mềm dùng thử miễn phí rồi trả tiền bản chính thì tính từ lúc nào?
Nghĩa vụ phát sinh khi có khoản trả tiền. Thời gian dùng thử miễn phí không tạo ra khoản trả nên không có thuế nhà thầu.
Phần mềm mua về để bán lại cho khách trong nước thì sao?
Doanh nghiệp là bên trả tiền cho nhà cung cấp nước ngoài nên vẫn xem xét nghĩa vụ thuế nhà thầu ở khâu này. Việc bán lại cho khách trong nước là giao dịch riêng, lập hoá đơn theo bản chất sản phẩm.
Hợp đồng không tách giá từng phần thì phải làm sao?
Nên đề nghị bên nước ngoài phát hành bảng phân bổ giá hoặc phụ lục tách giá. Nếu không tách được, rủi ro là toàn bộ bị xếp theo nhóm có tỷ lệ cao hơn hoặc theo bản chất chủ yếu của hợp đồng.
Trả tiền quảng cáo trên mạng xã hội nước ngoài có giống phần mềm không?
Không. Quảng cáo trực tuyến là dịch vụ, không phải bản quyền phần mềm, và thường chịu thuế GTGT. Nhiều nền tảng quảng cáo đã đăng ký tự nộp thuế, nên kiểm tra trước khi khấu trừ.
Phần mềm mã nguồn mở miễn phí nhưng trả tiền gói hỗ trợ thì tính thế nào?
Không có tiền bản quyền vì phần mềm miễn phí; khoản trả cho gói hỗ trợ, bảo trì là tiền dịch vụ. Áp tỷ lệ của nhóm dịch vụ và xem phần GTGT theo bản chất dịch vụ hỗ trợ.
Không khấu trừ khi đáng ra phải khấu trừ thì hậu quả là gì?
Doanh nghiệp Việt Nam phải nộp số thuế lẽ ra đã khấu trừ, kèm tiền chậm nộp tính theo ngày, và khoản chi có thể gặp khó khi tính vào chi phí được trừ. Nên rà lại các hợp đồng phần mềm đang chạy.
